Sommaire de la notice HAL:

Dernière mise à jour sérieuse: 14/10/2009
D'autres mises à jour ponctuelles et très partielles ont été faites depuis. Elles sont repérées par le mot "Update".

HAL (Hyper Article en Ligne)

Introduction
 Le système PubliCNRS qui nous avait été imposé par le CNRS pour faire état de notre production scientifique a cessé d'exister à l'automne 2005. Il a été remplacé par HAL, qui se trouve sur http://hal.ccsd.cnrs.fr/. Les données précédemment entrées dans PubliCNRS sont accessibles depuis HAL, mais n'ont pas encore toutes été intégrées dans HAL.
 
Mai 2006: une fonction d'importation dans HAL des enregistrements de publiCNRS est arrivée (Déposer > Réintégrer une notice de publiCNRS dans HAL). Ca ne fonctionne que enregistrement par enregistrement, avec interventions manuelles pour chaque enregistrement.

Il est pourtant indispensable que la base HAL soit à jour afin d'établir les bilans des rapports quadriennaux, répondre aux enquêtes et diverses statistiques qui nous sont constamment demandées.

La mise à jour étant faite, on peut gérer toutes les références HAL de Fresnel simplement via http://hal.ccsd.cnrs.fr/IF/fr/. Cela résout en même temps le problème de l'affichage de la production dans le site web. 

NOTA: cette notice comporte certainement des erreurs et des imperfections. Si vous me les signalez, on pourra l'améliorer afin de rendre le travail de chacun plus facile!

Gérard


 Pour partager l'information, les idées, les questions, les astuces, voir le forum
Une fois les points éclaircis, ils pourront figurer ici.
Le forum n'existe plus pour l'instant.

Les personnes qui se sont déjà frottées à HAL
 Il y a peut être pas loin de vous quelqu'un qui peut vous aider à démarrer.
Sinon, il y a aussi un correspondant par équipe. Sauf erreur, il s'agit de:
     CLARTE: Gérard Tayeb
    MAP2: Laurent Gallais
    PhyTI: Muriel Roche
    MOSAIC: Serge Monneret
    SEMO: Patrick Vincent
    RCMO: Fabien Lemarchand
    GSM: Salah Bourennane
    HIPE: Amélie Litman


Quelques fonctions de base

A0- Aide et manuels
Ancienne URL du manuel de HAL: http://www.ccsd.cnrs.fr/spip.php?rubrique12
Update (10/2012): le manuel de HAL a été déplacé. Il se trouve actuellement sur http://www.ccsd.cnrs.fr/support.html. La conséquence, c'est que tous les liens ci-dessous qui pointent vers l'ancien manuel ne sont plus valides.


A1- Se connecter par http://hal.ccsd.cnrs.fr/


A2- Se faire attribuer un login par l'onglet Dépôt > S'inscrire
Ce n'est pas indispensable pour extraire des données, mais c'est nécessaire pour déposer des références.


A3- Déposer
 Point de départ...
Une fois que l'on est inscrit et identifié (Dépôt > S'authentifier).
Vérifier que la référence n'a pas été déjà déposée par un de vos collègues (voir comment au paragraphe A5bis ci-dessous).
 Dépôt > Une référence bibliographique: dans ce cas, on ne soumet pas de documents attachés, et en général ça marche sans problème. Puis lire attentivement les indications qui apparaissent au fur et à mesure. Et pour plus d'informations: http://www.ccsd.cnrs.fr/spip.php?rubrique12#P4

Consignes:
A31- N'oubliez pas de renseigner le champ Equipe comme indiqué sur cette copie d'écran. Si la référence est commune à plusieurs équipes, séparer les noms des équipes par un point-virgule, sans espace.
Update. cela se renseigne maintenant dans le champ auteur, comme sur cette copie d'écran. Il suffit de renseigner le champ équipe pour un des auteurs:
Sujet:     Nouveauté HAL : champ Equipe déplacé
Date :     Thu, 1 Dec 2011 10:55:56 +0100
De :       Patrick Ferrand
Pour :     Permanents, doctorants
Cher tous,
Une nouveauté dans HAL : La métadonnée "équipe de recherche" disponible précédemment au niveau d'un article est maintenant à ajouter pour chaque auteur si vous le souhaitez.
Pensez à le faire dès maintenant (notamment les CNRS qui font leur CRAC), pour vous éviter un travail fastidieux plus tard.
Patrick
 
Autre message de Patrick concernant le champ équipe:
Sujet:     [permanents-f] Saisie dans HAL - Pensez au champ "équipe"
Date :     Thu, 23 Jan 2014 11:14:39 +0100
De :     Patrick Ferrand 
Pour :     permanents-f
Lorsque vous ajoutez des notices de votre production scientifique dans la base HAL, pensez bien à renseigner le champ Equipe (à spécifier pour les auteurs, un seul suffit).
Grâce à cela, passé les douze coups de minuit, votre notice sera automatiquement ajoutée à la collection de votre équipe. Vous pourrez le vérifier aux adresses :
http://hal.archives-ouvertes.fr/CLARTE
http://hal.archives-ouvertes.fr/CONCEPT
http://hal.archives-ouvertes.fr/DIMABIO
http://hal.archives-ouvertes.fr/GSM
http://hal.archives-ouvertes.fr/HIPE
http://hal.archives-ouvertes.fr/ILM
http://hal.archives-ouvertes.fr/MOSAIC
http://hal.archives-ouvertes.fr/PHYTI
http://hal.archives-ouvertes.fr/RCMO
http://hal.archives-ouvertes.fr/SEMO
(et la collection complète Fresnel : http://hal.archives-ouvertes.fr/IF )


A32- Noms et prénoms: Commencez par constater le problème en cliquant sur le lien suivant
http://hal.ccsd.cnrs.fr/view_by_stamp.php?label=IF&langue=fr&action_todo=byAuthor&which_firstletter=c
Certains auteurs apparaissent donc sous deux orthographes différentes (voire 6 pour certains!), qui correspondent à deux personnes différentes au sens de HAL, avec chacun leurs publis (deux ensembles de publications indépendants!). Ca fait désordre. En général, le problème vient du fait que les deux orthographes ont été entrées dans HAL par deux contributeurs différents. Il est très difficile de corriger ces problèmes ultérieurement, car on ne peut pas directement modifier une notice entrée par quelqu'un d'autre (voir plus bas, paragraphe "Modifier une référence").
Donc, la règle de base est de veiller à n'utiliser qu'une seule orthographe (et email?, voir ligne suivante) pour chaque auteur.
Update (01/2014): En fait, chaque auteur est repéré par les 3 champs [nom, prénom, email], cf. ce lien, point 12. Si j'ai bien compris, si ces champs sont entrés différemment, HAL considère qu'il s'agit d'un auteur différent.

 - Vérifiez avant de créer un auteur s'il n'existe pas déjà, en cliquant sur le lien suivant:
http://hal.ccsd.cnrs.fr/view_by_stamp.php?label=IF&action_todo=byAuthor&langue=fr

- Si l'auteur n'existe pas, le créer. HAL est prévu pour qu'on y entre les prénoms complets, accents compris (ce qui est donc recommandé), et il crée lui-même les abréviations au moment opportun. Si vous ne gérez pas vous même vos publications, nous suggérons d'utiliser pour les nouveaux noms uniquement les initiales du prénom, ce qui limitera les risques de fautes).
Comme le problème est délicat, et surtout pour ceux dont le nom est déjà dans la base sous plusieurs orthographes, il est souhaitable que vous complétiez vous-même le nom à utiliser sur cette page récapitulative.

Nota: les accents sont ignorés par HAL lors des recherches. Si on veut retrouver quelle référence correspond à Commandré et quelle autre à Commandre par exemple, de manière à corriger l'une des deux orthographes, on peut faire une extraction comme indiqué en A4, puis faire des recherches dans le fichier RTF ainsi obtenu.

Questions en suspens:
 Je n'ai pas assez d'expérience pour mettre le doigt sur les pièges éventuels à éviter. En particulier, il faudrait s'assurer:
- que la référence est correctement associée à l'Institut Fresnel (via les affiliations des auteurs? http://www.ccsd.cnrs.fr/spip.php?rubrique12#P5 )
Informations détaillées: http://www.ccsd.cnrs.fr/spip.php?rubrique12#P4

Si vous voulez prendre des risques et joindre le texte intégral des articles:
Les autres rubriques du menu "Dépôt" permettent de soumettre (en plus) des documents attachés. Mais il y a des règles à respecter. A éviter si vous ne voulez pas vous compliquer la vie.
Attention, il ne faut jamais joindre le texte intégral sous la forme de la version PDF de l'éditeur. Elle sera refusée, et ça conduit à pas mal de problèmes et de temps perdu. Par contre, on peut soumettre une version du genre "manuscrit soumis à la revue", ou autre document mis en page "maison".
Plus d'infos: http://www.ccsd.cnrs.fr/spip.php?rubrique12#P7  


A4- Récupérer la liste des références [réunion de celles en provenance de HAL et de l'ancienne base PubliCNRS]:
Onglet Services > Exporter une liste de publication en regroupant les données de HAL et PubliCNRS
Code CNRS du laboratoire: UMR6133
Remplir les autres champs et suivre les indications.
Attention, il y a quelques pièges, et en particulier, dans le champ auteur, ça a l'air de foirer si on utilise "contient" (il manquera des notices), et il vaut mieux utiliser "est exactement". Voir les bons paramètres sur cet exemple (correct), mais pas sur  celui-ci (qui oublie des notices).
Une fois récupérée, vous obtiendrez une liste triée de votre production dans divers formats, sous la forme d'un fichier RTF (exemple), PDF, Endnote, Excel, XML. Vous remarquerez au passage que le classement des rubriques du fichier RTF laisse à désirer (les références "autres" de l'extraction sont passées en "chapitres dans les ouvrages" dans le fichier RTF).
Voici, récupérée de cette manière, la liste triée des 899 références Fresnel exportées le 27/04/06. Ou bien la liste des 1588 références Fresnel exportées le 19/05/07.

A5- Afficher la liste des références HAL relatives à l'UMR6133 (on y arrive aussi par Rechercher > Recherche simple ): http://hal.ccsd.cnrs.fr/lab/UMR6133/
en n'oubliant pas de cocher " voir également les notices bibliographiques".
 On a vu aussi plus haut une autre solution: c'est d'afficher le tampon (c'est le terme consacré, cf. http://www.ccsd.cnrs.fr/spip.php?rubrique12#P13 ) de l'Institut Fresnel:
 http://hal.ccsd.cnrs.fr/IF/fr/
NOTA: les publications n'apparaissent sur le site "Fresnel" http://hal.ccsd.cnrs.fr/IF qu'après "tamponnage". Celui-ci est
- soit réalisé automatiquement toutes les nuits,
- soit réalisé manuellement (de jour!) par Patrick Ferrand, sur votre simple demande. En période d'intenses saisies, cela peut être pertinent pour éviter les redondances.

A5bis- Rechercher efficacement une référence dans la base
Par exemple, avant d'entrer une référence, il faut vérifier si cela n'a pas déjà été fait par un collègue (ou par vous-même, mais vous avez soudain un trou de mémoire...).
Le tampon Fresnel n'est pas la meilleure solution car il n'affiche pas les références instantanément (il faut qu'elles aient été "tamponnées", voir en A5).
La meilleure méthode est d'utiliser le menu Rechercher > Recherche avancée, en n'oubliant pas de cocher " voir également les notices bibliographiques".
En plus des critères de sélection appropriés à votre recherche, il peut être utile de restreindre les résultats en remplissant le champ:
    Nom du laboratoire | contient | umr6133

A6- Modifier une référence
 Par défaut, seule la personne qui a entré une référence peut la modifier.
Une solution est de contacter la personne qui a entré la  référence, et de lui demander de la modifier.

Autre solution: notez que celui qui soumet une référence reçoit par mail un mot de passe qui permet de modifier la référence. En communiquant ce mot de passe (à ses co-auteurs par exemple), ceux-ci peuvent à leur tour modifier la référence.

Update (01/2014): Encore une autre solution: le propriétaire d'une référence peut en transférer la propriété à un autre utilisateur de HAL. Voir copie d'écran.

Update, 10/2012: Certains utilisateurs privilégiés (Patrick Ferrand?) ont des droits leur permettant de modifier une référence qu'ils n'ont pas déposée eux-mêmes (n'en abusez pas, et de toutes manières, ils n'ont guère plus de droits que celui qui a déposé la référence: ils peuvent en plus détamponner la référence de Fresnel, pour qu’elle  n’apparaisse pas dans la "collection Fresnel").
On lit sur la page d'entrée de HAL: "Tout dépôt est définitif, aucun retrait ne sera effectué après la mise en ligne de l'article". En fait, cela semble plus subtil:
- s'il s'agit d'un dépôt de texte intégral (autrement dit de la mise en ligne du texte d'un article), c'est définitif,
- s'il s'agit de la mise en ligne d'une référence ("notice", dans le langage de HAL), les "super-users" peuvent corriger des métadonnées, mais pas supprimer la référence.

Une procédure pour la modification de référence (il en existe probablement d'autres):
- récupérer l'identifiant de la référence à modifier, qui est de la forme hal-00084153,
- se connecter à HAL, s'identifier, "Mon espace" > "Mes dépôts", dans l'alinéa "Mes articles", entrer l'identifiant de la référence et éventuellement le mot de passe (si vous n'en êtes pas l'auteur),
- modifier la référence.

A7- Chercher les références dont le champ "Equipe" est mal rempli, et les corriger
Il est essentiel que le champ Equipe soit correctement rempli (voir A31) . Pour le vérifier et corriger les références que vous avez introduites, voici une procédure.
Exporter (comme en B1, via Services > Exporter une liste de publication) les références correspondants à certains critères (par exemple votre nom et le labo). Exemple: nom = tayeb, Nom du labo contient umr6133, type de publication: tout cocher , Recherche. Aller au bas de la page des résultats. Exporter les résultats en choisissant pour données à exporter: Identifiant de l'article, Titre, Auteurs, Equipe(s) de recherche, Année de publication. Exporter au format Excel (séparateur §), et copier la page obtenue dans un éditeur de texte, en lui donnant une extension txt. Ouvrir le fichier avec Excel, et dans l'assistant d'importation qui devrait s'ouvrir, choisissez un format "délimité", et indiquer comme séparateur de cellules le caractère §.
Vous pouvez insérer dans Excel un filtre automatique pour n'afficher que les références dont le champ Equipe est vide.
Pour chacune de ces références, vous avez son identifiant, du genre hal-00315945 . Le copier dans le presse-papier.
La suite est quasiment identique à ce qui a été mentionné plus haut au paragraphe "Modifier une référence".
Aller dans Mon espace > Mes dépôts, puis coller l'identifiant (et éventuellement le mot de passe lié à cet article si vous n'en êtes pas le déposeur):
depot_01.png
Cliquez sur "Modifier les métadonnées", et corriger les données manquantes ou erronées.


Exemple pas à pas de ce que chacun pourrait faire
Illustration sur un exemple. On prend Charles-Antoine Guérin pour la complexité du problème: prénom composé, nom avec lettre accentuée, nom partagé par deux personnes de Fresnel, équipe qui peut être TEM ou SEMO... 

B1- Récupérer la liste des références déjà présentes dans la base.
 http://hal.ccsd.cnrs.fr/
Services > Exporter une liste de publication en regroupant les données de HAL et PubliCNRS
Code CNRS du laboratoire > est exactement > umr6133 > et
Auteur                   > est exactement > guerin
 NOTA1: "est exactement" est fondamental à la ligne ci-dessus, si on veut avoir à la fois les résultats issus de HAL et de publiCNRS.
NOTA2: guérin ou guerin donnent les mêmes résultats (accents ignorés).
NOTA3: Si vous préférez ne rien imprimer  et tout faire à l'écran (utile si vous voulez réintégrer les notices de publiCNRS dans HAL), vous pouvez aller directement en B3 . Dans ce cas, il est  conseillé de procéder année par année, en rajoutant une ligne de critères du genre:
 Année de publication     > est exactement > 2005
Vous avez lu le Nota3 ci-dessus et vous avez décidé d'imprimer vos extractions. Voici un exemple de paramètres d'exportation :
HAL_export.png

B11- Imprimer les pages obtenues, directement depuis le navigateur, car elles contiennent des informations intéressantes pour la suite (numéros PubliCNRS et HAL des notices, voir ici ).
Nota: si votre navigateur tronque les fins de ligne, il est grand temps de le remplacer par Firefox ou Opera. Dans ce cas précis, seul Opera m'a permis d'imprimer correctement la page (Internet Explorer coupait les fins de lignes et Firefox se limitait à imprimer la première page...). La solution de dépannage: sélectionner le texte de la page, copier dans le presse-papier, coller dans votre traitement de texte favori, et imprimer.

B12- Récupérer le fichier RTF ( voir ici pour les paramètres,et voir là pour un exemple de résultat) et l'imprimer (par rapport à celui imprimé à l'alinéa précédent, celui-ci est mieux mis en forme, mais ne contient pas les numéros des notices).

B2- Comparer à sa propre liste de publications, et voir ce qui manque. Si vous avez fait régulièrement ce qu'on vous a demandé de faire, il ne devrait pas manquer de références anciennes (puisque la dernière date à laquelle on vous a demandé de mettre à jour publiCNRS HAL était en septembre 2005 mai 2009 octobre 2009).
 
B3- S'inscrire dans HAL si ce n'est pas déjà fait (voir plus haut en A2), et entrer les références manquantes par le menu Déposer (voir plus haut en A3).
Si cela vous parait insurmontable, adresser au responsable des publications de l'équipe un mail avec les références précises et complètes des nouvelles publications à entrer (et uniquement des nouvelles, celui qui va les entrer ne fera pas le tri à votre place). De plus, il faut  impérativement indiquer dans quelle catégorie entrer la référence, parmi:
    Publications dans des revues à comité de lecture
    Conférences invitées dans des congrès
    Proceedings à comité de lecture
    Publications dans des revues sans comité
    Communications à des congrès, symposium
    Séminaires, workshops
    Chapitres dans les ouvrages
    Livres et ouvrages
    Brevets
    Autres

B4- Transférer les références situées dans l'ancienne base publiCNRS vers la nouvelle base HAL (Nota: ce paragraphe devrait être obsolète, car publiCNRS est de l'histoire très ancienne):
Pour cela, utiliser le menu Déposer > Réintégrer une notice de publiCNRS dans HAL.
Le transfert se fait notice par notice, ce qui donne l'occasion de contrôler tous les champs ;-)
Comme maintenant vous devez être familiarisé à HAL, cela ne devrait pas poser de problème particulier.
Il est quand même conseillé d'avoir sous la main (ou à l'écran):
- le listing des références publiCNRS (récupéré un peu plus haut en B11, car il faut le numéro publiCNRS de chaque référence) ,
- le listing de ce qui est déjà dans HAL (par exemple, cela peut être encore le même document récupéré un peu plus haut en B11),
- les références exactes (afin d'en profiter pour corriger les références incorrectes), soit à partir de vos propres listings, soit à partir de Web of Knowledge (voir http://www.fresnel.fr/intranet/production/Biblio_en_ligne.html ), ou autres solutions


Pour ceux qui ont tout suivi:
- On a aussi récupéré en B1 les références de N. Guérin, mais ça n'a pas d'importance.
- Le problème de TEM ou SEMO n'est pas apparu à ce stade. Mais ça viendra quand on fera des choses plus raffinées...